Leitfaden
E-Rechnungspflicht 2025: Leitfaden für Unternehmen
Seit Januar 2025 gelten neue Regeln für B2B-Rechnungen in Deutschland. Dieser Leitfaden erklärt die wichtigsten Anforderungen, zeigt den Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD und beschreibt, wie Invoixo dich bei der Umsetzung unterstützt.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung besteht aus strukturierten XML-Daten, die automatisch verarbeitet werden können. In Deutschland dominieren zwei Formate: die XRechnung für Behörden und der hybride Standard ZUGFeRD/Factur-X, der ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML kombiniert. Beide Formate erfüllen die EU-Norm EN 16931 und sind Voraussetzung für rechtssichere B2B-Beschaffung.
XRechnung
Reines XML-Format, Pflicht für öffentliche Auftraggeber. Ideal für Peppol-Versand und automatisierte Portalprozesse.
ZUGFeRD / Factur-X
Kombiniert sichtbares PDF mit strukturiertem XML. Perfekt für Kund:innen, die PDF-Ansichten bevorzugen und dennoch automatisierte Verarbeitung benötigen.
Timeline: E-Rechnungspflicht 2025–2028
Die wichtigsten Meilensteine, damit du Compliance-Fristen frühzeitig einplanen kannst. Wir aktualisieren diesen Abschnitt kontinuierlich, sobald Gesetzesänderungen beschlossen werden.
Seit 01.01.2025
Die B2B-E-Rechnungspflicht ist live. Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können; der Versand bleibt optional, solange der Empfänger zustimmt.
Ab 2026
Kleine und mittlere Unternehmen verschicken verstärkt strukturierte E-Rechnungen. Mischformen aus PDF plus XML werden Branchenstandard.
Bis 2028
Geplantes Ende der Übergangsphase: Spätestens dann ist das reine PDF ohne strukturierten Anhang nicht mehr zulässig.
Checkliste: In sechs Schritten zur E-Rechnung
Mit dieser Checkliste strukturierst du dein Umstellungsprojekt – von der Analyse bis zur Schulung. Du kannst sie als Grundlage für deine interne Dokumentation nutzen.
Ist-Analyse
Dokumentiere bestehende Rechnungsprozesse: Wer erstellt Rechnungen, wie werden sie gespeichert und wie gelangen sie zu Kund:innen?
Formatauswahl
Entscheide, ob du XRechnung, ZUGFeRD oder beides brauchst. Prüfe Portalanforderungen und Verträge.
Pflichtfelder sammeln
Leitweg-ID, Buyer Reference, Projekt-IDs und Zahlungsbedingungen lassen sich vorab hinterlegen – das spart Zeit beim Versand.
Technik aufsetzen
Nutze ein Tool wie Invoixo, das vorhandene Word/PDF-Vorlagen übernimmt und automatische Validierungen anbietet.
Pilotphase
Erstelle Test-E-Rechnungen, prüfe sie mit einem Validator und versende sie an deine wichtigsten Kund:innen.
Team schulen
Vermittle neuen Ablauf, Verantwortlichkeiten und Dokumentationspflichten an Buchhaltung, Vertrieb und Projektteams.
Pflichtangaben & Best Practices
Diese Daten sorgen dafür, dass deine E-Rechnungen durch jede Validierung kommen und bei Kund:innen ohne Rückfragen verbucht werden können.
Pflichtfelder
- Leitweg-ID oder Routing-ID für öffentliche Auftraggeber
- Buyer Reference, Bestell- oder Projektnummer
- Steuersätze und Steuerkategorien (z. B. Standard, ermäßigt, steuerfrei)
- Zahlungsbedingungen, IBAN/BIC und Skontoinformationen
Best Practices
- Frage neue Kund:innen direkt nach der gewünschten Leitweg-ID oder dem Portalzugang.
- Halte zusätzliche Felder in deinen Vorlagen bereit – Invoixo erkennt sie automatisch. Kostenlose Word-Templates mit allen Pflichtfeldern findest du hier.
- Nutze ein revisionssicheres Archiv (GoBD-konform), um Audit-Anfragen schnell zu beantworten.
Häufige Fragen (FAQ)
Die wichtigsten Themen, die uns in Gesprächen mit Steuerberater:innen, Handwerksbetrieben und Dienstleistern begegnen.
Muss ich meine Rechnungssoftware austauschen? +
Nein. Invoixo ergänzt dein bestehendes System: Du importierst deine Word- oder PDF-Vorlagen, ergänzt Pflichtfelder und exportierst XRechnung oder ZUGFeRD ohne Komplettwechsel.
Reicht ein PDF mit XML-Anhang? +
Ja, wenn es ZUGFeRD/Factur-X-konform ist. Das PDF muss als PDF/A-3 gespeichert sein und das strukturierte XML im Anhang tragen.
Wie erkenne ich Validierungsfehler? +
Der Invoixo-Assistent prüft alle Pflichtangaben (z. B. Leitweg-ID, Steuerkategorien) und zeigt konkrete Korrekturhinweise an, bevor du exportierst.
Wie versende ich E-Rechnungen über Peppol? +
Invoixo plant eine direkte Peppol-Anbindung. Damit sparst du dir das manuelle Hochladen in Portale und versendest Rechnungen rechtssicher per Klick.
Nächste Schritte & Ressourcen
Du möchtest die Umstellung testen, bevor die Fristen auslaufen? Sichere dir einen Platz auf der Launch-Warteliste und erhalte Tutorials, Checklisten und Update-News direkt in dein Postfach.
- Launch-Update: Eintrag in die Warteliste, sobald die Invoixo-App verfügbar ist.
- Checkliste & Vorlagen: Wir erweitern den Leitfaden laufend um PDF- und Video-Material.
- Vertiefende Inhalte: Lies auch unsere Seiten zu XRechnung, ZUGFeRD und Peppol-Workflows.
Was du jetzt bekommst
- Schritt-für-Schritt-Anleitung zur E-Rechnungsumstellung
- Validierte Exporte als XRechnung & ZUGFeRD
- Offline-Verarbeitung für sensible Projekte
- Updates zu Peppol, Archiv & Integrationen